Sveobuhvatna digitalna transformacija za manje od godinu dana uz Canonov Therefore sustav
Hotel Crowne Plaza je primjenom Canonova sustava za upravljanje dokumentima Therefore digitalizirao najznačajnije poslovne procese
Hotel Crowne Plaza Beograd ustanovio je temeljit i kompleksan sustav kontrole poslovanja i izvješćivanja kojim je upravljano ručno od samog otvaranja hotela 2013. godine. Zadaci su obuhvaćali ispisivanje, skeniranje i korištenje različitih sustava niske razine automatizacije, koji nisu bili međusobno povezani. Za manje od godinu dana, tim hotela Crowne Plaza Beograd uspio je potpuno transformirati tri sveobuhvatna poslovna procesa, i to pomoću digitalne podrške akreditiranog Canonova partnera, slovenske tvrtke HC Center, i primjenom Canonova sustava za upravljanje dokumentima Therefore.
Izazovi rada u hotelijerstvu su mnogobrojni i sa sobom nose različite nepovoljne scenarije, poput činjenice da različiti hotelski odjeli svakodnevno šalju izvješća o kupovinama, investicijama i internoj kontroli, da otisnuti izvještaji kruže vrlo često među raznim potpisnicima i odjelima, pri čemu se lako može dogoditi da se dokumenti izgube ili da zbog velikog broja sudionika u lancu komunikacije ili zbog odsutnosti nekog od potpisnika, svakodnevni zadaci ili procesi kupovine traju čak i po nekoliko dana.
Kako povećati učinkovitost i smanjiti suvišne korake
Zatečeno stanje u hotelu Crowne Plaza Beograd i osnovni zadatak pred kojim se našao integrator HC Center bila je potreba povećanja učinkovitosti i produktivnosti i smanjenje suvišnih koraka u dnevnom radu zaposlenih. Ranije su zaposleni u hotelu pripremali više od 100 stranica raznih dokumenata svakoga dana, koje je trebalo otisnuti, potpisati i pečatirati. Kao posljedica toga, tri važna procesa – kupovina, upravljanje proračunom i interna kontrola – zahtijevala su od zaposlenih mnogo vremena, a nepotrebna odlaganja uzrokovala je i činjenica da je otiske trebalo pronalaziti u arhivi.
Digitalno rješenje koje je postavljeno u suradnji sa slovenskom tvrtkom HC Center i Canonovim sustavom za upravljanje dokumentima Therefore trenutno je optimiziralo sljedeća tri područja važna za svakodnevno poslovanje hotela: Zahtjeve za nabavu (Purchase Order – PO), Kapitalne izdatke (Capital Expenditure - CapEx) i Kontrolnu samoprocjenu (Control Self-Assessment – CSA). Tako se ovaj, najveći hotel u Beogradu, našao među nekoliko hotela u Europi koju su mnogo poslovnih procesa doveli do razine potpune digitalizacije.
“Glavne prednosti sustava za upravljanje dokumentima Canon Therefore su ušteda vremena, učinkovitost i postignuta transparentnost. Svaki dokument možete pronaći u bilo kojem trenutku, prateći njegovu putanju među potpisnicima, i brzo ga dobaviti iz arhive radi interne revizije. Produktivnost je povećana. Naša financijska služba je prezadovoljna!” - rekao je Goran Radisavljević, voditelj IT odjela u hotelu Crowne Plaza Beograd.
